Buenas prácticas en Outlook y Calendario para transformar tu día a día

A muchos de nosotros se nos han juntado los correos sin leer en la bandeja de entrada, y pocas veces tenemos a la mano, cómo transformar esos pendientes en organización diaria. Retomando una entrada que publicamos hace tiempo, queremos darte algunas recomendaciones para ayudarte a optimizar tu uso del calendario y el correo.

Antes que nada, ¿ya usas la nueva versión de Outlook? si aún no la has cambiado, tal vez algunos videos se vean diferente a la aplicación de correo que utilizas actualmente. En el siguiente video puedes ver cómo cambiar la versión (y regresar a la antigua si lo necesitas o prefieres después).

Cómo se ve el nuevo Outlook

Calendario

Registrar tus reuniones, horas de clase o actividades en el calendario no es solo una formalidad: permite que otros puedan ver tus espacios disponibles y coordinar citas contigo sin intercambiar decenas de correos.

Por ejemplo, si todos los docentes del área registran su horario de clase y sus horas de atención, los directivos o compañeros pueden agendar reuniones directamente en los huecos disponibles. En tu calendario puedes establecer horarios específicos de trabajo, agregar categorías a los eventos, y hacer seguimiento de reuniones a las que tal vez te invitaron, pero no puedes asistir.

Vista del calendario y las opciones de configuración

Crear categorías para el correo (útiles para organizar eventos, tareas, y recordatorios)

Las categorías sirven para organizar tu correo de forma visual y fácil, pudiendo identificar los mensajes por temas, proyectos, grupos, etc. Al crear una categoría (por ejemplo "familias"), puedes utilizar esa categoría en otros espacios de Microsoft como las tareas o to-dos, recordatorios o contactos. Esto sirve para filtrar más fácilmente el contenido en tu correo y buscar elementos.

Cómo crear, usar y eliminar categorías

Integra sondeos para acordar algo con un equipo

¿Has recibido y enviado más de 10 correos para ponerte de acuerdo con tu equipo sobre cuándo tener una reunión? Para evitar esto, utiliza la función de encuestas y sondeo en tu correo. Esto te permite ver los horarios disponibles de las personas involucradas, y dejar varias opciones abiertas para que seleccionen las más convenientes. Del resultado de la encuesta, puedes generar el evento fácilmente.

Cómo integrar sondeos en un correo

Convierte los acuerdos de reuniones, en listas compartidas de tareas

Dentro de la aplicación de Outlook tenemos las listas de tareas, que pueden ser individuales o compartidas. Si tienes un proyecto en el que colaboran varias personas, pueden crear una lista compartida de tareas, integrando las categorías, responsables, fechas límite, archivos entre otros elementos que les sirvan para sacar adelante el proyecto.

Cómo usar las listas de tareas o to-do

Esperamos que estos consejos te sirvan para organizarte con tu equipo de trabajo y con todas las tareas por hacer. Si tienes dudas, no olvides acercarte a alguna de las asesoras tecnológicas de tu Campus para apoyarte.