Teams para trabajar proyectos colaborativos
- Daniela
- hace 1 día
- 3 Min. de lectura
Muchos docentes usan Teams para conectarse a reuniones de forma ocasional, a pesar de que esta herramienta tiene muchas más funciones disponibles, permitiéndote comunicar decisiones o eventos, compartir información y colaborar de manera ágil con los equipos de trabajo, por ejemplo, Academias, Niveles educativos o Proyectos como Paso Gigante.
Si estás en cualquier proyecto que requiera este tipo de gestión, te interesa saber cómo puedes aprovecharlo mejor, por lo que te compartimos aquí algunas recomendaciones para su uso:
La configuración inicial
Además de crear un equipo es muy recomendable incluir la creación de canales para organizar la conversación (por ejemplo: planeación, diseño, presentación, entrega final). Esto ayuda a evitar la saturación de un equipo, mantener los documentos y conversaciones organizados, y facilitar el seguimiento del avance.
Los canales pueden ser para todos los miembros del equipo o cerrados, en caso de que haya conversaciones que solamente deben tener algunos miembros del equipo por su participación en la toma de decisiones, o en el uso de información sensible.
Documentos compartidos: trabajar en un solo lugar
Teams integra automáticamente OneDrive y SharePoint. Esto significa que los archivos no deben circular por correo. La gran ventaja de utilizar Teams es que los archivos bien organizados y compartidos, quedan asociados a un Sharepoint del proyecto, y estarán siempre accesibles para la organización sin depender del OneDrive de una persona. Te recomendamos:
Crear una estructura de carpetas relacionada con momentos o fases importantes.
Nombrar documentos con fecha y versión (ej. “Propuesta_v2_25feb”).
Usar comentarios y/o control de cambios en lugar de editar directamente el texto de otros sin aviso.
Trabajar en documentos colaborativos (Word, PowerPoint o Excel en línea) permite:
Coautoría en tiempo real.
Historial de versiones.
Retroalimentación visible y documentada.
Conversaciones organizadas
Teams permite publicaciones del tipo chat, pero el valor está en los hilos dentro de los canales. Algunas buenas prácticas para la conversación son:
Siempre responder en el hilo de una conversación (no iniciar conversaciones nuevas innecesarias).
Usar @menciones solo cuando sea necesario para avisar a alguien en particular que necesitamos su respuesta, observación o comentario.
Escribir las ideas completas. No tienes limitantes de espacio y puedes explicarte de manera amplia.
Considera que puedes agregar recursos de otras aplicaciones como sondeos o votaciones, anexar archivos, hacer anuncios para llamar la atención, programar tus mensajes, mandar notas de video, o felicitar a alguien.
Gestión de tareas: que el proyecto no dependa de tu memoria
Dentro de Teams puede integrarse Microsoft Planner, una herramienta anexa que te permite asignar tareas con fecha límite, ver quién es responsable, y visualizar el tablero de avance del proyecto.
¿Cómo te conviene organizar la información?
Crea columnas como: "Por hacer", "En proceso", "En revisión", "Finalizado".
Asigna responsables explícitos (aunque sea trabajo en equipo. Puedes agregar más de una persona).
Anota todas las tareas. Te da una perspectiva visual que ayuda a que el equipo sienta que es colaborativo y que se va avanzando para lograr el objetivo.
Reuniones breves y con propósito
Teams es conocido por sus videollamadas y es la herramienta oficial del Colegio para tener este tipo de encuentros, pero no todas las conversaciones deben ser síncronas. Te puede servir de manera más inmediata como marcar por teléfono a un colega (especialmente a quienes sabemos que están en áreas administrativas) y facilita la toma de decisiones, resolver bloqueos o presentar avances.
Evita:
Reuniones para compartir información que puede enviarse por escrito.
Encuentros sin agenda clara.
Además, grabar sesiones (cuando sea pertinente) permite que quien no pudo asistir se mantenga al día sin repetir trabajo. Considera que las grabaciones permiten obtener la transcripción fácilmente, y sobre ello se pueden recuperar notas posteriormente.
Netiqueta y acuerdos de trabajo
Un proyecto digital también es una experiencia formativa en cultura digital. Siempre es una oportunidad para recordar que hay comportamientos que suman a la sensación de estar conectado con los demás, colaborando más allá de la información que se comparte. Algunas recomendaciones clave para mantener una buena comunicación y trabajo conjunto son:
Responde a los mensajes en un tiempo razonable. A veces usar los emoticonos son suficiente. Es terrible dejar los comentarios de los demás vacíos de respuesta.
Comentar o sugerir en las ediciones de documentos, o tener acuerdos claros previos sobre cómo se puede colaborar para tener un resultado entre todos.
Mantener el tono profesional de los espacios, aunque puedan integrarse elementos a veces graciosos o relajados que permitan generar cercanía y buena comunicación.
Recuerda que los mensajes en línea se interpretan de muchas formas diferentes. Si dudas sobre si se entenderá bien, o una "broma" puede ser tomada desde una perspectiva innecesaria, no lo publiques.
Preguntas básicas para comenzar:
¿Tienes Teams instalado y la sesión iniciada con tu cuenta del Colegio?
¿Están activas las notificaciones para enterarte de mensajes y menciones?
¿Reconoce adecuadamente tu micrófono y cámara para las videollamadas?
Si necesitas apoyo con cualquiera de estos temas, no dudes en acercarte para apoyarte.
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