M365 Copilot: un aliado para agilizar tu trabajo administrativo

Si tienes días en los que no te alcanza el tiempo para revisar todos los correos pendientes, trabajar en documentos, escribir respuestas a padres de familia, etc., Microsoft Copilot puede ser un asistente útil para resolver algunas de esas tareas.

Copilot está integrado en las cuentas institucionales de Microsoft 365 que utilizamos en el Colegio docentes y administrativos, y puede convertirse en ese compañero digital que te ayuda a organizarte mejor, redactar con más claridad y liberar tiempo para lo más importante: enseñar, acompañar y crear.

¿Qué es Copilot?

Copilot es una herramienta de inteligencia artificial que ya está integrada en las aplicaciones que usas todos los días: Outlook, Word, Excel, PowerPoint y Teams. Funciona como un asistente que entiende tus indicaciones (prompts) en lenguaje natural y te apoya en tareas de redacción, resumen, análisis o planeación.

A diferencia de otras herramientas conocidas como ChatGPT, Copilot trabaja dentro del entorno seguro de tu cuenta educativa del colegio, lo que significa que respeta la privacidad institucional y no usa tu información fuera del ecosistema de Microsoft 365.

¿Cómo podría aprovechar Copilot en mi día a día?

1. Outlook: Organiza tu día y agenda

   
   

¿Tienes la bandeja llena? Pide ayuda:

“Resume este hilo de correos y dime qué acciones debo tomar.”Copilot puede elaborar un resumen con las ideas principales, sugerirte respuestas cortas o traducir correos y redactar respuestas al idioma que necesitas.

2. Word: crea, actualiza y revisa documentos

Al abrir un nuevo documento de Word, puedes abrir el asistente de Copilot (en la esquina superior derecha de tu menú), y solicita su ayuda. Puedes por ejemplo adjuntar un comunicado a familias que ya has utilizado en ciclos anteriores, y pedirle a Copilot que lo actualice con información específica para este año.

3. Analiza datos de Excel

Un ejemplo concreto: abre tu lista de asistencia en Excel, da clic en la opción de Copilot que aparece en la parte derecha de la barra de herramientas y solicita "analiza esta lista de asistencia y crea un gráfico con los grupos que tienen más ausencias.” Copilot genera el gráfico, identifica tendencias y puede explicarte los resultados.

4. ¿Eres usuario avanzado? Crea un agente

Así como en ChatGPT (versión de pago) puedes crear tus GPTs personalizados, en Microsoft puedes crear agentes a través de Copilot Studio. Este agente puede actuar de manera predeterminada de acuerdo con la información que lo prepares (por ejemplo documentos redactados por ti), dar un prompt general sobre el estilo, tono, y características de redacción que quieres considerar.

¿Qué es importante saber?

Copilot es un asistente integrado que te puede ayudar, pero no es un agente que trabaje por ti. Depende a su vez, de los permisos autorizados por el departamento de TI para las cuentas institucionales. Si encuentras funciones que no parecen estar permitidas, puedes avisarnos para revisar las adecuaciones necesarias.

Más allá de las ideas que podamos compartirte, lo mejor será que intentes algunos experimentos pidiendo a Copilot cosas sencillas, como ayuda a redactar una respuesta a un correo o el resumen de una reunión. No hay mejor manera de comprobar si efectivamente es de ayuda o no, que intentándolo.

Si necesitas ayuda, no olvides acercarte a las Asesoras Tecnológicas del Campus para apoyarte en el camino.